בין אם אתם רוצים לגייס השקעות ובין אם אתם מבקשים לגייס לקוחות חדשים - סביר להניח כי תשתמשו במצגת. אותו אמצעי עזר ויזואלי שהפך ברבות השנים לכלי יעיל מאין כמוהו שבאמצעותו אנו מצליחים להעביר בכמה שקפים קצרים את מה שבעבר העברנו באינספור דפים מסואבים ומלאי תרשימים.

מובא ע"י יניר מרסיאנו

במאמר שלפניכם נתייחס לחמישה טיפים שיהפכו את המצגת שלכם למסמך טקסטואלי וויזואלי מוצלח שיעביר היטב את המסר הטמון בו.

ניסוח קצר וקולע - מצגת טובה היא מצגת לא עמוסה. המצגת צריכה להעביר את המסר באופן מתומצת וברור. אל תעמיסו מלל רב מדי על השקפים ודאגו להשאיר מרווחים תחתונים ועליונים, כמו גם שוליים. בנוסף, הקפידו על בחירתו של גופן סטנדרטי (מומלץ arial) וכתבו בגודל ממוצע (12), לא קטן מדי ולא גדול מדי. בסופו של דבר זוהי שאלה של איכות ולא של כמות. שלבו במצגת רק את הדברים החשובים והקפידו להרחיב בעל פה.
התאימו את המצגת לקהל היעד - חשוב מאוד שהמצגת "תדבר" בשפתו של הקהל אשר בפניו אתם מציגים. כך למשל באם המצגת שאותה אתם מכינים מיועדת להצגה בפני משקיעים - הדגישו את המימדים הרלוונטיים מבחינתם, כמו למשל המועד בו תגיעו לנקודה בה תחזירו את ההשקעה, היא נקודת ה-roi המיוחלת. ככל שהשפה בה תשתמשו תהיה רלוונטית יותר לקהל היעד של המצגת - כך הסיכוי שיקבלו את עיקרי הדברים המובעים בה - גדול יותר.

פתחו את המצגת בראשי פרקים וסיימו בסיכום - המצגת העסקית צריכה להיות כתובה כמו חיבור טוב ולכלול התחלה, אמצע וסוף. מטרתם של ראשי הפרקים הנמצאים בתחילת המצגת היא לתת לצופים בה מושג על העתיד לבוא. בה בעת מטרתו של הסיכום הממוקם בסופה של המצגת היא לחזור בקצרה על עיקרי הדברים שהוצגו ולהדגיש את השורה התחתונה - בין אם מדובר ברצון לגייס משאבים ואו בלמכור את שירותיכם ללקוח פוטנציאלי.

הימנעו מאפקטים מיותרים ומעיצוב צעקני - זוהי אחת הטעויות הגדולות ביותר של רבים מאלו המבקשים לעשות שימוש במצגות. תוכנת ה-power point אמנם מאפשרת להכניס אל המצגת אפקטים חביבים אשר הופכים את המצגת למעט קלילה יותר, אך ככל שמדובר במצגת עסקית - מדובר באקט חובבני שאין לו מקום. גם העיצוב של המצגת שלכם הוא אלמנט חשוב מאין כמוהו: כתבו את הטקסט על רקע בהיר אך עדין ולא ססגוני מדי. היו מתונים.

  יניר מרציאנו מציע שהשתמשו בגרפים ובנתונים מספריים ברורים - אם בחרתם לעשות שימוש בנתונים מספריים ואו לשלב גרפים כלשהם באחד השקפים (והסבירות לכך גבוהה) - הקפידו על כך שאלו יהיו ברורים כשמש. אל תזכירו נוסחאות ארוכות ואל תביאו נתונים זוטרים שלא תורמים במישרין לקידום המטרה שלכם - היו ממוקדים.

לדעת רבים מהוות המצגות כלי עזר ממעלה ראשונה המסייע בהעברת המסר. על מנת לעשות זאת על הצד הטוב ביותר ולמקסם את התועלות העולות ממנה, הקפידו לפעול על בסיס העקרונות והקווים המנחים המופיעים במאמר זה. הטיפים עלינו - הביצוע - עליכם.

יניר מרסיאנו, מומחה לשיווק, יזמות עסקית ופיתוח ארגונים